Como uma lição de planeamento urbano do século XVII pode salvar a sua estratégia de IA

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A história que mudou tudo

Imagine a Boston de 1630. Uma jovem colónia puritana que se estende numa península rochosa, onde ainda não existem estradas e o gado vagueia livremente pelos prados e colinas. As vacas, com a sua sabedoria animal pragmática, traçam caminhos naturais seguindo a via de menor resistência: contornando rochedos, evitando pântanos, ligando pastagens e charcos.

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Décadas mais tarde, quando os fundadores da cidade se viram confrontados com a necessidade de criar um sistema viário, tomaram uma decisão que lhes pareceu razoável: em vez de desenharem de raiz uma grelha lógica e ordenada, limitaram-se a pavimentar os caminhos já traçados pelo gado.

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O resultado? O labirinto caótico de ruas sinuosas que ainda hoje caracteriza a baixa de Boston, onde a Washington Street serpenteia como um rio enlouquecido e onde até o GPS mais sofisticado por vezes desiste em frustração.

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Fonte histórica: A história está documentada no poema 'The Calf-Path' de Sam Walter Foss (1858-1911), que conta a história de como os caminhos traçados por um bezerro se tornaram mais tarde as ruas de uma cidade.¹

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Quando a eficiência se torna ineficiência

A história de Boston é fascinante porque ilustra na perfeição um paradoxo: o que funciona a nível local e imediato pode revelar-se desastroso a uma escala maior e a longo prazo. As vacas tinham razão em seguir o caminho de menor resistência para os seus objectivos imediatos, mas os seus caminhos não foram concebidos para carroças, carros, camiões ou autocarros urbanos.

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A lição é profunda: nem tudo o que se desenvolve organicamente é ótimo para o futuro.

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A analogia empresarial: quando os processos se tornam caminhos

Nas explorações agrícolas modernas, os "caminhos das vacas" estão por todo o lado. São os processos que se desenvolveram organicamente ao longo do tempo. Como explica Jim Highsmith: *"No mundo das TI, 'pavimentar caminhos de vacas' significa automatizar um processo comercial tal como ele é, sem pensar demasiado na sua eficácia ou eficiência"².

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• O formulário deve ser impresso, assinado, digitalizado e enviado por correio eletrónico
• A reunião semanal que ninguém se lembra porque é que começou, mas que "sempre fizemos assim
• O ficheiro Excel partilhado entre 15 pessoas que serve de "base de dados" da empresa.
• O processo de aprovação que passa por 7 pessoas diferentes, 3 das quais nem sequer sabem porque é que têm de o assinar

Estes processos formaram-se como os caminhos de vaca: seguiram o caminho de menor resistência no momento específico em que nasceram. Mas agora, na era digital, continuar a segui-los pode ser devastador.

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A grande tentação: abrir o caminho das vacas

Quando as empresas decidem "digitalizar-se", caem frequentemente na mesma armadilha que os fundadores de Boston. Pegam nos processos existentes e "pavimentam-nos" com tecnologia:

Digitalização: Preparar o caminho

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"Sempre preenchemos este formulário à mão? Perfeito, vamos criar um PDF preenchível!"

Isto é digitalização: converter o analógico em digital sem alterar nada de substancial. Como define a Gartner: "A digitalização é o processo de conversão de informação analógica em formato digital. É como pavimentar o caminho da vaca - torna-se mais suave, mas continua a ser tortuoso e ineficaz.

O custo oculto da inércia

Uma empresa de produção que conheço tinha um processo de controlo de qualidade que exigia 14 etapas diferentes, desenvolvidas gradualmente nas décadas de 1980 e 1990. Quando se "digitalizaram", limitaram-se a transferir as 14 etapas para tablets. O processo tornou-se mais rápido, mas continuou a ser fundamentalmente irracional: 8 dessas etapas eram duplicadas ou obsoletas.

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A verdadeira transformação: digitalização vs digitalização

Digitalização: projetar a cidade do futuro

A verdadeira digitalização significa fazer o que Boston deveria ter feito: olhar para o objetivo final e conceber de raiz a melhor forma de o alcançar.

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De acordo com o glossário da Gartner: "A digitalização é a utilização de tecnologias digitais para alterar um modelo de negócio e proporcionar novas oportunidades de valor e receitas; é o processo de mudança para um negócio digital"⁴.

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Exemplos de digitalização efectiva:

• A Netflix não digitalizou o aluguer de vídeos; repensou completamente o entretenimento doméstico
• A Amazon não digitalizou catálogos em papel; reinventou o comércio

A diferença crucial

• Digitalização: "Como é que podemos fazer o que fazemos, mas de forma digital?"
• Digitalização: "O que é que estamos realmente a tentar alcançar e qual é a melhor forma de o conseguir na era digital?"

A IA e a tentação da super-lastralidade

Atualmente, estamos a assistir a uma nova vaga de "pavimentação do caminho das vacas" com inteligência artificial. As empresas estão a pegar em processos ineficientes e a melhorá-los com IA, criando aquilo a que poderíamos chamar "super-lasticidade".

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Como refere a Harvard Business Review: "A ideia de reengenharia dos processos empresariais está a regressar, desta vez impulsionada pela inteligência artificial. Na década de 1990, a implementação de sistemas ERP e a Internet permitiram mudanças nos processos de negócios, mas as expectativas de mudanças radicais muitas vezes não foram atendidas. No entanto, a IA permite decisões melhores, mais rápidas e mais automatizadas"⁵.

Exemplos de pavimentação de caminhos de vacas AI:

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• Utilizar o ChatGPT para escrever e-mails mais rapidamente num processo de comunicação que requer 12 e-mails para tomar uma decisão simples
• Implementar a IA para analisar relatórios que ninguém lê realmente
• Automatização, com aprendizagem automática, de processos de aprovação que não deveriam existir

O resultado

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Os processos ineficientes são agora ineficientes mais rapidamente e com maior precisão.

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A metodologia do caminho anti-vaca

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1. Obliterar → Integrado → Automatizado

Antes de implementar qualquer tecnologia, siga esta ordem de acordo com a metodologia de Michael Hammer⁶:

Obliterar: Eliminar tudo o que não acrescenta valor real

‍Integrar: ligar os restantes processos em fluxos lógicos

‍Automatizar: Só no final, aplicar a tecnologia

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Como Hammer escreve: "É altura de deixar de pavimentar caminhos de vacas. Em vez de incorporar processos obsoletos em silício e software, devemos obliterá-los e começar de novo'⁷.

2. A abordagem Greenfield vs. Brownfield

Estes termos, emprestados do planeamento urbano e da engenharia de software, definem duas abordagens radicalmente diferentes⁸:

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Brownfield (abrindo caminho):

• Manter a tecnologia existente e acrescentar tecnologia
• Mais rápido a curto prazo
• Preserva as ineficiências

Greenfield (conceção de raiz):

• Começar com um quadro branco
• Mais arriscado mas potencialmente revolucionário
• Permite-lhe tirar o máximo partido das novas possibilidades

Como refere a McKinsey: "Embora 90 por cento das empresas tenham iniciado alguma forma de transformação digital, apenas um terço dos benefícios esperados em termos de receitas foi concretizado"⁹.

3. As perguntas certas

Antes de qualquer implementação tecnológica, pergunte:

• "Porque é que estamos a fazer este ensaio?"
• "O que aconteceria se deixássemos de o fazer?"
• "Se tivéssemos de o conceber hoje a partir do zero, como seria?"
• "Que restrições do passado já não existem?"

Casos de estudo: Quando é vantajoso evitar o caminho

Caso 1: O banco que repensou a concessão de empréstimos

Um banco europeu tinha um processo de aprovação de empréstimos que levava 45 dias e 12 etapas diferentes. Em vez de "digitalizar" o processo existente, reformularam-no completamente:

• Antes: 45 dias, 12 passagens, 73% dos ficheiros aprovados
• Após: 24 horas, 3 passagens, 81% dos ficheiros aprovados

O segredo? Perceberam que 90% dos controlos eram redundantes e que a IA podia avaliar o risco com mais precisão do que 6 gabinetes diferentes.

Caso 2: O hospital que eliminou as filas de espera

Um hospital italiano tinha tempos de espera de quatro horas nas urgências. Em vez de "digitalizarem" o sistema de filas de espera, repensaram completamente o fluxo de doentes:

• Triagem preditiva baseada em IA
• Rotas diferenciadas por tipo
• Monitorização em tempo real das cargas de trabalho

Resultado: tempos de espera reduzidos em 80%, satisfação dos pacientes +60%.

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As três armadilhas modernas do Caminho das Vacas

1. A armadilha da familiaridade

"Os nossos empregados estão habituados a isto" é o assassino mais insidioso da inovação. É como dizer que as vacas estão habituadas aos seus trilhos.

2. A armadilha do investimento moderado

"Já investimos tanto neste sistema" ignora o facto de que continuar no caminho errado amplifica o erro.

3. A armadilha da falsa complexidade

"É demasiado complicado mudar tudo" esconde muitas vezes o medo de admitir que o processo atual não faz sentido.

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O quadro ANTI-COW para a transformação digital

Analisar- Analisar o resultado pretendido

Não comece com a tecnologia, comece com o objetivo comercial.

Navigate- Navegar para além dos constrangimentos actuais

Pergunte a si próprio: "Se eu fosse uma empresa nascida hoje, como é que resolveria este problema?"

Transformar- Transformar, não Traduzir

Redesenhar os processos para a era digital, e não traduzi-los para o digital.

Implementar- Implementar por fases

Utilizando uma abordagem incremental, mas com uma visão radical.

Verificar- Verificar a eficácia

Medir não só a eficiência, mas também a eficácia global.

Otimizar- Otimizar continuamente

O processo de transformação nunca termina.

Watch- Observação de novos caminhos

Ter cuidado para que não se formem novos "caminhos de vaca" espontâneos.

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A IA como arquiteto, não como trabalhador

A inteligência artificial pode ser a melhor ferramenta para pavimentar caminhos de vacas (tornando-os super eficientes, mas fundamentalmente errados) ou o melhor arquiteto para desenhar as cidades do futuro.

Como salienta o Fórum Económico Mundial: "Para atingir todo o seu potencial, a IA deve falar a linguagem dos negócios, deve compreender como o trabalho flui e precisa de inteligência de processo"¹⁰.

A diferença reside na abordagem:

A IA como Trabalhador (Pavimentar o Caminho das Vacas):

• "Como é que podemos utilizar a IA para acelerar este processo?"
• Automatização das actividades existentes
• Melhorias incrementais

IA como arquiteto (planeamento urbano):

• "Como é que podemos repensar completamente este resultado comercial?"
• Redefinição do próprio problema
• Transformação radical

A coragem de demolir

A lição mais profunda da história de Boston não é técnica, mas psicológica: é preciso coragem para admitir que os caminhos que seguimos não são necessariamente os melhores possíveis.

No mundo dos negócios, isto significa:

• Questionar os processos "sagrados
• Aceitar que "sempre fizemos assim" não é justificação
• Investir em mudanças que podem não ter um retorno imediato
• Resistir à tentação da solução rápida

Conclusão: Projetar estradas para o futuro

Atualmente, perante as infinitas possibilidades da IA e da digitalização, temos uma escolha: podemos fazer como os fundadores de Boston e pavimentar os caminhos existentes, ou podemos ter a coragem de projetar as cidades do futuro.

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Da próxima vez que ouvir a frase "vamos digitalizar este processo", pare e pergunte: "Estamos a desenhar uma estrada moderna ou estamos a pavimentar um caminho de vacas?"

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O futuro pertence àqueles que têm a coragem de sair dos trilhos batidos e desenhar novas estradas. Mesmo que isso signifique admitir que as vacas, por mais sábias que fossem, não eram urbanistas.

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"É altura de deixar de pavimentar os caminhos das vacas. Em vez de incorporar processos obsoletos em silício e software, devemos destruí-los e começar de novo. Devemos 'reengenheirar' as nossas empresas: utilizar o poder da moderna tecnologia da informação para redesenhar radicalmente os nossos processos empresariais, de modo a obter melhorias drásticas no seu desempenho." - Michael Hammer, Harvard Business Review, 1990¹¹

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Fontes e referências

1. Stack Exchange Língua e uso do inglês: https://english.stackexchange.com/questions/44800/what-does-don-t-pave-the-cow-path-mean-in-this-context
2. AgileConnection - Pavimentando Caminhos de Vaca: https://www.agileconnection.com/article/paving-cow-paths
3. SAP - Digitalização vs. Digitalização: https://www.sap.com/products/erp/digitization-vs-digitalization.html
4. SAP - Digitalização vs. Digitalização (definição da Gartner): https://www.sap.com/products/erp/digitization-vs-digitalization.html
5. Harvard Business Review - Como a IA está a ajudar as empresas a redesenhar os processos: https://hbr.org/2023/03/how-ai-is-helping-companies-redesign-processes
6. The Digital Leader - O seu plano de IA está apenas a preparar o caminho das vacas?: https://thedigitalleader.substack.com/p/is-your-ai-plan-just-paving-the-cow
7. Harvard Business Review - Reengenharia do trabalho: não automatizar, obliterar: https://hbr.org/1990/07/reengineering-work-dont-automate-obliterate
8. Synoptek - Desenvolvimento de Software Greenfield vs. Brownfield: https://synoptek.com/insights/it-blogs/greenfield-vs-brownfield-software-development/
9. McKinsey - Rewired to Outcompete: https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights/rewired-to-outcompete
10. Fórum Económico Mundial - Como utilizar a inteligência de processos e a IA para reconectar as empresas: https://www.weforum.org/stories/2024/01/process-intelligent-ai-rewire-business-sustainable-transformation/
11. Harvard Business Review - Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate (1990): https://hbr.org/1990/07/reengineering-work-dont-automate-obliterate